Viktig information om GDPR

Den nya dataskyddsförordningen eller General Data Protection Regulation (GDPR) som träder i kraft den 25:e maj 2018 innebär en striktare syn på hantering av personuppgifter. Här följer viktig information om hur detta påverkar er som utbildningsanordnare som använder yh-antagning.se.

Information till sökande

Den nya förordningen innebär bland annat att det krävs tydligare informationsgivning till den vars personuppgifter ni behandlar. Eftersom ni är personuppgiftsansvarig för uppgifter i sökandes ansökan behöver ni beskriva hur ni hanterar personuppgifterna. Vi har idag en generell beskrivning som visas för alla sökande men efter den 25:e maj 2018 behöver den formuleras av er. Viktigt att känna till är att ViaEcole är personuppgiftsansvarig för sökandes och administratörers konton i yh-antagning.se för att vi ska kunna stötta med support avseende inloggning. Därför kommer det fortsättningsvis finnas en generell beskrivning om hur personuppgifterna i kontot hanteras. Här kan ni läsa mer om hur ni lägger in er personuppgiftspolicy och en lista på vad den bör innehålla.

Be inte om sökandes samtycke

Behandlingen av sökandes personuppgifter som en del av antagningsarbetet anses som myndighetsutövning. Därmed finns det inget krav på att inhämta samtycke från sökande för att hantera deras personuppgifter. Dessutom har ni myndighetskrav på er att spara fullständig dokumentation av tillträdesprocessen. Processen ska dokumenteras så väl att den ska kunna göras om med likvärdigt resultat. Om utbildningsanordnaren, trots att krav inte finns, ber om sökandes samtycke i samband med att sökande lämnar ifrån sig personuppgifter måste sökande lika lätt kunna dra tillbaka samtycket senare. Att dra tillbaka samtycket innebära att ni behöver radera personuppgifterna med följden att ni inte uppfyller kravet om att spara fullständig dokumentation av tillträdesprocessen. yh-antagning.se har därför inte någon funktion för att hantera samtycke.

Rätta och radera personuppgifter

Då ni som utbildningsanordnare är personuppgiftsansvarig för uppgifterna i ansökningarna som sökande lämnat ifrån sig och även de uppgifter ni tillför i form av bedömningar etc är det ert ansvar att rätta och radera personuppgifter när det behövs. Personuppgifter rättar/raderar era administratörer men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för rättning/radering behöver ni kontakta ViaEcole. Observera att om en enskild sökande vill få sin ansökan raderad behöver det inte vara skäl för att radera den med tanke på er skyldighet att spara fullständig dokumentation av tillträdesprocessen. Tänk också på att rätta personuppgifter på begäran av sökande inte innebär att ni kan rätta uppgifterna på ett sådant sätt att ansökan efter rättningen avser en annan person.

Lämna ut personuppgifter

Sökande har rätt att få tillgång till alla de personuppgifter ni hanterar om personen när sökande ber er om detta. Informationen finns åtkomlig i yh-antagning.se men det är viktigt att ni lämnar ut informationen till rätt person. I yh-antagning.se finns idag ingen möjlighet att identifiera att det är rätt person som kontaktar er. Ni behöver därför identifiera personen vid sidan av yh-antagning.se innan ni lämnar ut information. T.ex. genom att personen behöver besöka er fysiskt och visa upp giltig legitimation.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Slutligen behöver ni teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med oss om ni inte redan har gjort det. Kontakta oss så skickar vi vårt personuppgiftsbiträdesavtal för påskrift. Följande behöver vi av er:

• Ert organisationsnummer
• Person som ska skriva på avtalet (För- och efternamn)
• Kontaktperson för er som personuppgiftsansvarige (För- och efternamn, kontaktuppgifter)
• En e-postadress hos er dit vi kan rapportera vid inträffad eller befarad personuppgiftsincident

Läs gärna mer om hur vi hanterar personuppgifter i vår Integritets- och säkerhetspolicy som ni hittar på www.viaecole.se.

Kom ihåg att göra följande innan 25:e maj 2018:

·        Lägga in skolans personuppgiftspolicy i yh-antagning.se

·        Teckna personuppgiftsbiträdesavtal med oss

Kontakta oss gärna om ni har följdfrågor!

support@yh-antagning.se
08 - 50 12 60 90