Förbättrad hantering av sena anmälningar

Om en skola är osäker på om en utbildning kommer få tillräckligt med studerande kan utbildningen ta emot sena anmälningar. Om utbildningen sedan erbjuder en plats till alla behöriga sökande som sökt i tid, och ändå har platser kvar, kan sista ansökningsdag flyttas fram för att fylla på med nya sökande. Om det skulle komma in fler ansökningar än antalet lediga platser måste ett nytt urval genomföras enligt utbildningens regelverk för urval.

Hanteringen av detta kan bli väldigt omständlig och arbetskrävande och löper över hela sommaren då de flesta egentligen vill ha semester. Det är även viktigt att de sökande får snabba besked för att de inte ska tappa intresse och hitta på annat istället.

Vi har infört tre förbättringar som förenklar och snabbar upp hanteringen av sena anmälningar.

Snabbare beslut utan att försämra rättssäkerheten

Ett vanligt scenario är att det kommit in sena anmälningar varav några verkligen är på hugget samtidigt som andra är svalare. Låt säga att det kommit in fyra sena anmälningar under en dag varav två är kompletta och bedöms behöriga. Skolan vill nu anta dessa två och flyttar därför fram sista ansökningsdag till den dag då de sena anmälningarna kom in.

Efter att sista ansökningsdag flyttats fram har skolan nu fyra nya ansökningar, men bara två kan behörighetsbedömas. Skolan har fem lediga platser så de borde kunna besluta om att anta dessa två. Även om de andra två skulle vara behöriga så skulle det inte behöva genomföras något urval.

Tidigare krävde yh-antagning.se att alla ansökningar var behörighetsbedömda för att underlag för antagningsbeslut skulle kunna skapas.

Nu kan skolan ta fram ett underlag för antagningsbeslut och välja att skjuta upp behörighetsbedömningen om det finns fler lediga platser än antalet behöriga plus obehandlade ansökningar!

Skolan kan då snabbt fått ut antagningsbesked och sedan fortsätta att bearbeta de två som inte är kompletta och är ändå vara säkra på att de följer de urvalsregler som gäller för utbildningen.

Ta beslut i förväg

Först efter beslut om antagning och de behöriga sökande har erbjudits plats kan processen gå vidare med sena anmälningar.

Det kanske inte är slut på reserver idag, men skolan vet att flera kommer att tacka nej så att reservlistan kommer att tömmas innan utbildningen börjar. Detta sker ofta mitt i sommaren när alla är på semester.

Nu kan skolan i förväg registrera ett beslut om vilka som ska antas om den ordinarie reservlistan töms i framtiden!

Detta görs genom att behörighetsbehandla och urvalsbehandla sena anmälningar och registrera ett beslut gällande dessa. Om alla ordinarie behöriga sökande erbjudits en plats kommer sökande från detta nya underlag erbjudas platser. Urval kommer att genomföras om det behövs inom dessa nya ansökningar enligt utbildningens urvalsregler.

Enklare hantering av sista ansökningsdag

Tidigare var det ganska krångligt att ändra sista ansökningsdag för att få med sena anmälningar. Speciellt om skolan snabbt ville få ut antagningsbesked till de som lämnat in en sen anmälan idag. Om skolan ändrade sista ansökningsdag till idag så öppnades ansökan igen fram till midnatt vilket ledde till att ledningsgruppen inte kunde ta antagningsbeslutet förrän efterföljande dag.

Nu kan skolan enkelt skapa ett beslutsunderlag som inkluderar sena anmälningar!

I samband med att underlag för antagningsbeslut skapas väljer administratören att ta med sena anmälningar och pekar bara på vilka som ska med.

Om ledningsgruppen sedan tar beslut baserat på detta underlag så flyttas sista ansökningsdag automatiskt fram till den tid som underlaget avser.