Förbättrad hantering av sena anmälningar

Inga kommentarer:
Om en skola är osäker på om en utbildning kommer få tillräckligt med studerande kan utbildningen ta emot sena anmälningar. Om utbildningen sedan erbjuder en plats till alla behöriga sökande som sökt i tid, och ändå har platser kvar, kan sista ansökningsdag flyttas fram för att fylla på med nya sökande. Om det skulle komma in fler ansökningar än antalet lediga platser måste ett nytt urval genomföras enligt utbildningens regelverk för urval.

Hanteringen av detta kan bli väldigt omständlig och arbetskrävande och löper över hela sommaren då de flesta egentligen vill ha semester. Det är även viktigt att de sökande får snabba besked för att de inte ska tappa intresse och hitta på annat istället.

Vi har infört tre förbättringar som förenklar och snabbar upp hanteringen av sena anmälningar.

Snabbare beslut utan att försämra rättssäkerheten

Ett vanligt scenario är att det kommit in sena anmälningar varav några verkligen är på hugget samtidigt som andra är svalare. Låt säga att det kommit in fyra sena anmälningar under en dag varav två är kompletta och bedöms behöriga. Skolan vill nu anta dessa två och flyttar därför fram sista ansökningsdag till den dag då de sena anmälningarna kom in.

Efter att sista ansökningsdag flyttats fram har skolan nu fyra nya ansökningar, men bara två kan behörighetsbedömas. Skolan har fem lediga platser så de borde kunna besluta om att anta dessa två. Även om de andra två skulle vara behöriga så skulle det inte behöva genomföras något urval.

Tidigare krävde yh-antagning.se att alla ansökningar var behörighetsbedömda för att underlag för antagningsbeslut skulle kunna skapas.

Nu kan skolan ta fram ett underlag för antagningsbeslut och välja att skjuta upp behörighetsbedömningen om det finns fler lediga platser än antalet behöriga plus obehandlade ansökningar!

Skolan kan då snabbt fått ut antagningsbesked och sedan fortsätta att bearbeta de två som inte är kompletta och är ändå vara säkra på att de följer de urvalsregler som gäller för utbildningen.

Ta beslut i förväg

Först efter beslut om antagning och de behöriga sökande har erbjudits plats kan processen gå vidare med sena anmälningar.

Det kanske inte är slut på reserver idag, men skolan vet att flera kommer att tacka nej så att reservlistan kommer att tömmas innan utbildningen börjar. Detta sker ofta mitt i sommaren när alla är på semester.

Nu kan skolan i förväg registrera ett beslut om vilka som ska antas om den ordinarie reservlistan töms i framtiden!

Detta görs genom att behörighetsbehandla och urvalsbehandla sena anmälningar och registrera ett beslut gällande dessa. Om alla ordinarie behöriga sökande erbjudits en plats kommer sökande från detta nya underlag erbjudas platser. Urval kommer att genomföras om det behövs inom dessa nya ansökningar enligt utbildningens urvalsregler.

Enklare hantering av sista ansökningsdag

Tidigare var det ganska krångligt att ändra sista ansökningsdag för att få med sena anmälningar. Speciellt om skolan snabbt ville få ut antagningsbesked till de som lämnat in en sen anmälan idag. Om skolan ändrade sista ansökningsdag till idag så öppnades ansökan igen fram till midnatt vilket ledde till att ledningsgruppen inte kunde ta antagningsbeslutet förrän efterföljande dag.

Nu kan skolan enkelt skapa ett beslutsunderlag som inkluderar sena anmälningar!

I samband med att underlag för antagningsbeslut skapas väljer administratören att ta med sena anmälningar och pekar bara på vilka som ska med.


Om ledningsgruppen sedan tar beslut baserat på detta underlag så flyttas sista ansökningsdag automatiskt fram till den tid som underlaget avser.

Sökande med internetleverantören Ownit har problem att nå apply.yh-antagning.se

Inga kommentarer:
Just nu upplever en del sökande problem med att nå ansökningswebben. Problemet uppstår för sökande som använder sig av internetleverantören Ownit. Problemet beror på tekniska problem hos Ownit och påverkar även en mängd andra webbtjänster förutom yh-antagning.se. Ownit jobbar med att lösa problemet.

Tillsvidare uppmanar vi sökande med Ownit som internetleverantör och som upplever dessa problem att:
  • Ringa Ownits kundservice för privatpersoner på telefonnummer: 08 - 525 07 300 eller
  • Ansluta via en annan internetleverantör tex med mobilnät i mobiltelefonen eller
  • Använda sig av andra DNS-servrar, som till exempel Googles DNS:er, 8.8.8.8 eller 8.8.4.4
Uppdatering 2017-04-20 20:50: Ownit ska nu ha gjort en ändring vilket gör att deras kunder nu ska komma åt apply.yh-antagning.se igen.

Mindre arbete i sommar

Inga kommentarer:
Nu har vi förhoppningsvis minskat din arbetsinsats i sommar.
😎🌞🍹

Automatiskt förlora plats efter sista svarsdag

Efter att antagningsbesked skickats ut har du tidigare manuellt behövt ange, för var och en som inte svarat i tid, att de ska förlora sin plats. Numera har du möjlighet att välja mellan att sökande som inte svarar i tid automatiskt ska förlora sin plats eller om du hellre gör som du gjort tidigare. yh-antagning.se skickar nu också automatiskt ut påminnelser via e-post till de som inte svarat när sista svarsdag börjar närma. Påminnelse skickas på morgonen två dagar innan sista svarsdag samt på morgonen sista svarsdag.


Urvalsvärde i ansökningslistan
I ansökningslistan visas numera även urvalsvärde om du valt att titta på ansökningar till en utbildning. Endast urvalsvärde för behöriga sökande visas. Genom att sortera på urvalsvärdet ser du en tydlig bild av hur underlaget för antagningsbeslut kommer se ut. Sorteringen tar även hänsyn till utslagsvärde vid lika urvalsvärde (om detta finns) och lottning om så krävs för att skilja på två eller flera sökande. Listan visar alltså den aktuella urvalsordningen om du sorterar på urvalsvärde (så länge inga filter används som gör att vissa behöriga sökanden inte visas).




Nyheter i ansökningslistan och vid registrera antagningsbeslut

Inga kommentarer:
Den senaste versionen av yh-antagning.se innehåller en hel del nyheter där vi här lyfter fram två förändringar.

Ansökningslistan för administratörer innehåller nu information om vilka behörighetskrav som är bedömda så att du snabbt ser vilka bedömningar som gjorts och vad som kvarstår för varje ansökan. Väljer du att titta på ansökningar till en utbildning visas information direkt i listan som nedan.



Tittar du däremot på ansökningar till flera utbildningar samtidigt visas behörighetskraven när du för musen över behörighetskolumnen.



Vid registrering av antagningsbeslut har vi nu gjort det möjligt att skicka ut antagningsbesked direkt utan att vänta till natten efter.


Dessutom kan du göra alla inställningar som krävs för antagning när du registrerar antagningsbeslut. Du kan ange om du vill fortsätta genomföra automatisk antagning dagligen och hur länge samt ange när sista svarsdag för sökande är. Det går fortfarande att ändra inställningarna för antagning som tidigare.




Webbinarium - Utbildning yh-antagning.se steg 1

Inga kommentarer:
Genomfördes som ett live-sänt webbinarium. Vi fräschar upp era kunskaper samt går igenom det som är nytt sedan våren 2016.

Innehåll:
  • Förberedelser inför att ta emot ansökningar
  • Hur det ser ut för den sökande
  • Behandla ansökningar
  • Genomföra aktiviteter


Den 17 maj kl 15 genomför vi steg 2 som fokuserar på att genomföra antagning.

Förändringar för sökande

Inga kommentarer:
Här är en kort genomgång av det nya gränssnittet för sökande som fått ny design och ett något förändrat flöde.

Den första sidan den sökande möts av efter att ha klickat på länken för ansökan ser nu ut enligt följande. Här behöver den sökande aktivt samtycka till hanteringen av personuppgifter i yh-antagning.se innan det är möjligt att gå vidare.


Efter att ha registrerat namn och kontaktuppgifter får den sökande möjlighet att söka ytterligare utbildningar hos samma anordnare. Här visas alla anordnarens utbildningar som den sökande ännu inte redan sökt. Tidigare var det möjligt som anordnare att ställa in hur många utbildningar sökande skulle ha möjlighet att söka vid ett och samma tillfälle. Den inställning är nu borttagen så att den sökande alltid har möjlighet att söka anordnarens alla utbildningar direkt.


Tidigare valde den sökande prioritetsordning för sina ansökningar i samband med att de valde utbildningen. Nu har vi lagt detta i samband med att den sökande lämnar in ansökan. Det finns ingen anledning att ange prioritet innan sökande bestämt sig för att färdigställa och lämna in ansökan.


Förutom detta finns det ytterligare några förändringar som ni hittar under produktnyheter.

Funktionalitet för upprop/utbildningsstart

Inga kommentarer:
När en utbildning startar finns det behov av att registrera vilka som påbörjar utbildningen. Tex vid ett upprop dit kanske även de första i reservlistan är kallade. Oavsett om ni har ett upprop eller bara registrerar vilka som inte dök upp/hoppar av utbildningen så är funktionen Utbildningsstart användbar för er. 

Den här funktionen lanseras nu för alla utbildningar som startar våren 2017 och framåt men kan även användas på utbildningar som startat/kommer att starta under hösten 2016. Under hösten 2016 finns det behov av att uppdatera vilka som inte dök upp/hoppat av så att de rapporter ni kan ta ut från yh-antagning.se är uppdaterade i de fall dessa påverkas av avhopp.

Läs gärna en mer utförlig beskrivning med bilder och filmer i hjälpen
https://support.yh-antagning.se/post-admission/start-edu.html.