Driftproblem på yh-antagning.se

Inga kommentarer:
Sedan årsskiftet har vi haft 100 % upptid på apply.yh-antagning.se. Senaste avbrottet var 7 minuter under natten den 18:e december 2015.

Just nu har vi däremot problem med den driftmiljö som yh-antagning.se körs i. Vi är medvetna om detta och vår driftleverantör jobbar på att lösa problemet.

Detta är den senaste informationen från driftleverantören:
DNS - Multi-Region
Starting at 11:48 UTC 15 Sep, 2016 a subset of customers using DNS in multiple regions may experience difficulties connecting to their resources hosted in this region. This issue is also having knock-on impact on multiple Azure services, including SQL Database, Virtual Machines, Visual Studio Team Services, Service Bus, API Management and App Service \ Web Apps. Engineers are aware of this issue and are actively investigating. The next update will be provided in 60 minutes, or as events warrant.
För yh-antanging.se startade problemen 13:25 svensk tid.

Vi återkommer så snart vi vet mer.

Uppdatering 2016-09-15 15:53 - Alla tjänster igång

Nu är alla tjänster igång och ingen data har skadats eller förlorats. Avbrottet varade i totalt 148 minuter mellan 13:25 och 15:53.

Ett DNS problem hos driftleverantören gjorde att applikationerna inte kunde komma åt databaserna under ovanstående tidsperiod.

Uppdatering 2016-09-19 10:30 - Incidentrapport

Nu har vår driftleverantör lagt ut en incidentrapport som kan läsas här. Vi går igenom våra rutiner för att bli ännu snabbare på att återkoppla till våra kunder och minimera påverkan vid eventuella liknande problem i framtiden.

Förbättrat gränssnitt för behandling av behörighet

Inga kommentarer:
Tidigare låg Åberopar reell kompetens, 20-procentsregeln och Behörighetskrav i samma ruta på sidan för att behandla en ansökan. Nu har vi delat på dessa så man inte blandar ihop att sökande åberopat reell kompetens med skolans bedömning och förstår att 20-procentsregeln anges fristående från övriga behörighetskrav.

Åberopar reell kompetens har flyttats upp till sektionen Ansökningshandlingar eftersom det avser information som den sökande förser skolan med. Skolan använder sedan denna information vid bedömning av behörighet.

20-procentsregeln har flyttats ner till en egen ruta under behörighetskraven. Detta eftersom 20-procentsregeln endast anges för ett fåtal sökande och ofta bedöms i ett senare skede av processen. Rutan ligger fortfarande i kategorin Behörighet och om Ja anges för 20-procentsregeln anses ansökan vara behörig oavsett vad som fyllts i gällande behörighetskraven.

Innan version 5.8
Vi har även ändrat namn och beskrivning för behörighetsgrunderna så de stämmer exakt med förordningen och förtydligat hur behörighetskrav och behörighetsgrunder hänger ihop.

Nu visas behörighetskraven uppdelat på Behörighet till yrkeshögskolan och Särskilda förkunskaper och det visas även vilka behörighetskrav som påverkas av de olika behörighetsgrunderna.

Redigering av behörighetsgrunder i version 5.8
Om man klickar på  för ett behörighetskrav som påverkas av flera behörighetsgrunder så visas formeln för behörighetskravet. Exempel för behörighetskravet Utbildning på gymnasienivå: [1§1 Gymnasieexamen/slutbetyg] ELLER [1§2 Svensk/utländsk utbildning] ELLER [1§3 Behörig i norden] ELLER [1§4 Reell kompetens].



Rapportering till SCB - 2015

Inga kommentarer:
Det är nu dags att rapportera in information om antagningen för utbildningar med start under 2015 till SCB. Ni har redan fått eller kommer inom kort få information om detta från SCB. Den version av yh-antagning.se som nyligen släpptes innehåller en ny export för rapportering till SCB. Nytt för i år är att det ska rapporteras om personen bedömts uppfylla 3 kap. 1 § Förordning (2009:130) om yrkeshögskolan baserat på bedömning av paragrafens punkt 4 (reell kompetens). Ändringen ovan samt ändringar i exportformatet har gjorts i samråd med MYh/SCB. Nedan en instruktionsvideo som beskriver hur ni tar fram informationen som ska rapporteras.

Förändringar kring att svara på antagningsbesked

Inga kommentarer:
I yh-antagning.se har nu några förändringar kring att svara på antagningsbesked införts.

Reserver behöver inte tacka ja 

Fram tills nu har det fungerat så att både antagna och reserver fått svara på sitt antagningsbesked, d.v.s. tacka ja eller nej till erbjuden utbildnings- eller reservplats. Om en reserv tackat ja och senare erbjuds en plats har den sökande inte behövt tacka ja på nytt utan ansågs redan ha tackat ja. Detta är nu ändrat så att reserver inte längre förväntas tacka ja eller nej till sin reservplats utan det är endast sökande som erbjudits plats som kan tacka ja eller nej. Däremot kan reserver fortfarande anmäla att de inte längre är intresserade av sin reservplats. I listan med ansökningar visas de då bland de "Tillbakadragna / avbrutna". Först när en reserv senare blir antagen kan och förväntas hen tacka ja eller nej till den erbjudna platsen.

Antagningsbesked med e-post visar om de är reserv

När antagningsbesked skickas med e-post innehåller meddelandet nu information om den sökande är antagen eller reserv. Denna ändring är en naturlig följd av att reserver inte förväntas svara på sitt antagningsbesked. Dessutom visas sista svarsdatum i e-postmeddelandet. Tidigare var den sökande tvungen att logga in för att se om de var antagen eller reserv samt se sista svarsdatum.
 

Sista svarsdatum

För varje utbildning har anordnaren kunnat ange ett sista svarsdatum. Detta datum avser när antagna sökande senast måste ha svarat på sitt antagningsbesked för att inte riskera att tappa sin plats. Ett problem med att ha detta enda datum har varit att det gällt även sökande som antas sent i antagningsprocessen. Dessa sökande kan då ha fått ett orimligt (och ibland passerat) sista svarsdatum presenterat för sig. För att bättre hantera denna problematik har vi förbättrat hanteringen av sista svarsdatum. Utöver utbildningens sista svarsdatum finns det nu även möjlighet att för varje utbildning ange hur många dagar antagna sökande alltid minst ska ha på sig att svara på sitt antagningsbesked (standardinställningen för utbildningar är 7 dagar fr.o.m. antagningsomgången Våren 2016, dvs utbildningar som startar våren 2016). När en sökande antas får hon ett individuellt anpassat sista svarsdatum som är det mest generösa av:
  • Sista svarsdatum som är angivet för utbildningen
  • Det datum då den sökande antogs + antal dagar sökande alltid minst ska ha på sig att svara på sitt antagningsbesked
Vid ändring av en utbildnings inställningar för sista svarsdatum ändras redan antagna sökandes individuella sista svarsdatum enligt följande:
  • Ansökningar som inte har något individuellt sista svarsdatum (p.g.a. inga inställningar fanns för sista svarsdatum när den sökande antogs) får ett nytt sista svarsdatum enligt beskrivningen ovan.
  • Ansökningar som redan har ett individuellt sista svarsdatum får ett nytt sista svarsdatum enligt beskrivningen ovan om det är mer generöst än respektive ansökans nuvarande sista svarsdatum.
Med denna nya funktionalitet kan alltså antagna sökande alltid få ett rimligt sista svarsdatum. Ansökningars individuella sista svarsdatum visas vid behandling av ansökan, i listan Antagningsstatus samt i listan vid manuell antagning.

Insamling av underlag inför tillsyn

Inga kommentarer:
Myndigheten för yrkeshögskolan gick i förra veckan ut med information om att de nu kommer börja kontakta utbildningsledarna för nystartade yrkeshögskoleutbildningar inför höstens inledande tillsyn för att samla in underlag. Underlaget som ska skickas till myndigheten består bland annat av en sammanställning av genomförd behörighetsprövning av de sökande till utbildningen och urvalprocessen inför antagning av studerande.

Vi vill med detta meddelande påminna er om att det i yh-antagning.se finns en rapport för detta ändamål. På den aktuella antagningsomgången klickar ni på Utbildningar och därefter Exportera sammansatt dokument avseende antagningen till Excel under respektive utbildning (finns endast för utbildningar där ni genomfört antagningen i yh-antagning.se). Se Yh-utbildning 2 i skärmdumpen nedan.


Startsignal till myndigheten

Inga kommentarer:
Nu kan anordnaren ta ut den information som behövs för att skicka startsignalen till Myndigheten för yrkeshögskolan från yh-antagning.se.



Informationen visar Antal antagna och Antal ansökande fördelat på kvinnor och män.

Antal ansökande innehåller alla som lämnat in en ansökan då ni tog antagningsbeslutet även om de efter detta sagt att de inte längre är intresserade. Informationen för startsignal inkluderar alltså de  som visas under "Inlämnade" plus de som ligger under "Ansökan tillbakadragen / avbruten" men dragit tillbaka sin ansökan efter att antagningsbeslutet fattades.

MYH och SCB kommer i ett senare skede att efterfråga en mer utförlig statistik gällande de sökande, men formatet för denna undersökning är inte fastställt. Så snart MYH och SCB har fastställt formatet för undersökningen kommer anordnarna kunna ta ut detta underlag från yh-antagning.se.

Ändrad hantering av sena anmälningar

Inga kommentarer:
"Sen anmälan" avser ansökningar som inte lämnats in i tid och som därför inte garanteras deltagande i behörighetsprövning och urval på samma premisser som övriga ansökningar.

Huruvida sena anmälningar skall tas emot kan konfigureras i inställningarna för respektive utbildning.

Angivelse av om en ansökan är en sen anmälan har tidigare varit explicit, d.v.s. handläggare har kunnat kryssa i eller ur en kryssruta för att ange detta. När sökande lämnat in ansökan "för sent" via webben har ansökan automatiskt registrerats som en sen anmälan.

Det fanns ett antal problem med detta sätt att hantera sen anmälan, t.ex.:
  • Bristande spårbarhet avseende vad som legat till grund för detta beslut
  • Risk för inkonsistens när anordnaren valt att senarelägga sista ansökningsdatum
  • Oklarhet kring när och hur dessa sena anmälningar skall delta i tillträdesprocessen
För att förenkla hanteringen av sena anmälningar har systemet nu ändrats så att handläggare inte längre anger huruvida en ansökan utgör sen anmälan eller ej. Handläggaren kan istället vid behov ändra inlämningsdatum (utifrån poststämpel eller annan uppgift). Huruvida ansökan är en sen anmälan härleds sedan utifrån inlämningsdatum och utbildningens sista ansökningsdag. Sena anmälningar är helt enkelt de inlämnade ansökningar som lämnats in efter sista ansökningsdag. En ansökans status som sen anmälan ändras därför automatiskt om dess inlämningsdatum eller utbildningens sista ansökningsdag ändras.

För att tydliggöra vilka ansökningar som utgör sen anmälan visas dessa inte längre tillsammans med övriga inlämnade ansökningar i ansökningslistan, utan är ett eget filteralternativ vid "Inlämningsstatus".

Tillträde för sen anmälan

Sena anmälningars möjlighet till tillträde till utbildningen är ett område som inte särskilt behandlas i Yrkeshögskolans regelverk i form av lag, förordning eller andra myndighetsdokument.

På yh-antagning.se hanteras sena anmälningar nu på följande vis, vilket vi anser ligga i linje med det regelverk som finns:
  • När underlag för antagningsbeslut skapas tas endast ansökningar som inte är sen anmälan med i underlaget.
    Detta innebär att antagningsbeslut inte fattas om sena anmälningar eftersom de inte lämnades in i tid, vilket i sin tur leder till att dessa inte kan erbjudas plats.
  • För att en sen anmälan skall komma med i ett antagningsbeslut och därmed kunna erbjudas plats måste antingen dess inlämningsdatum eller utbildningens sista ansökningsdatum ändras.
    Senareläggning av sista ansökningsdatum kan anordnaren vilja göra om antalet sökande som lämnat in ansökan i tid är för få.
  • Om det redan fattats ett antagningsbeslut och skolan märker att dessa sökande inte kommer att fylla platserna, till exempel för att många tackat nej, så kan sista ansökningsdatum flyttas fram för att få med de som lämnat in en sen anmälan. Om dessa nya ansökningar som uppfyller behörighetskraven överstiger det antal lediga platser som finns kvar så görs ett urval enligt det regelverk som anordnaren specificerat i avsnittet Tillträde till utbildningen i utbildningsplanen. Det är viktigt att inte tillföra nya ansökningar (flytta fram sista ansökningsdatum) och ta antagningsbeslut gällande dessa förrän reservlistan är tom eftersom de befintliga reservernas reservnummer då kommer att ändras.