Antagning till inriktningar/satellitorter

Inga kommentarer:
Det finns i vissa lägen behov av att dela upp antagningen till en utbildning. Några vanliga scenarier är när en utbildning har flera inriktningar eller flera satellitorter. Den sökande förväntas då ofta redan i ansökan välja vilken eller vilka inriktningar/satellitorter som hen vill söka till. När antagningsbeskedet sedan skickas vill skolan ofta informera om vilken inriktning/satellitort sökande erbjudits en plats på så att hen kan ta ställning till just den inriktningen/satellitorten. Den sökande kanske har sökt till flera inriktningar/satellitorter på samma utbildning. Detta ställer krav på viss flexibilitet då det ibland är definierat hur fördelningen av antalet platser mellan inriktningarna/satellitorterna är och ibland inte.

Nedan beskriver vi två alternativ till att hantera detta i yh-antagning.se. Det första alternativet är att sätta upp en utbildning i yh-antagning.se trots att det finns flera inriktningar/satellitorter. Det andra alternativet är att sätta upp flera utbildningar, dvs en utbildning per inriktning/satellitort.

Uppsatt som en utbildning

Sökande antas till utbildningen och inte till inriktningen/satellitorten.

Fördelar:
  • Skolan har möjlighet att efter hand flytta platser mellan inriktningarna/satellitorterna och skulle därmed alltid kunna uppfylla sökandes önskemål om inriktning/satellitort.
  • Skolan följer urvalsordningen på utbildningen till 100%.
  • Skolan kan maximera utnyttjandet av 20%-regeln för hela utbildningen.
  • En sökande kan inte uppta flera platser.
  • Alla rapporter stämmer.
Nackdelar:
  • Skolan kan inte styra över hur många som antas till respektive inriktning/satellitort utan handpåläggning. 
  • Svårt att samla in och överskådligt se sökandes önskemål om inriktning/satellitort. Informationen kan samlas in som en ansökningshandling, som en kommentar till en ansökningshandling eller vid sidan av yh-antagning.se. Skolan kan sedan skriva önskemålet i fältet intern anteckning och ser sedan detta i exporter men inte i listor i yh-antagning.se.
  • Sökande erbjuds en plats till utbildningen. I antagningsbeskedet står ingenting om vilken inriktning/satellitort som erbjudandet gäller. Sökande besvarar också erbjudandet om en plats till utbildningen utan att välja vilken inriktning/satellitort detta gäller. Dialogen kring vilken inriktning/satellitort som är aktuell och sökandes respons sker enklast vid sidan av yh-antagning.se.

Uppsatt som flera utbildningar (en för varje inriktning/satellitort)

Sökande antas till inriktningen/satellitorten och därmed inte direkt till utbildningen.

Fördelar:
  • Skolan kan utan handpåläggning styra över hur många som antas till respektive inriktning/satellitort.
  • Sökande kan själv välja vilka inriktningar/satellitorter hen är intresserad av genom att bara lämna in ansökan till dessa. Det blir också väldigt tydligt för skolan vilka inriktningar sökande sökt till.
  • Sökande erbjuds en plats till inriktningen/satellitorten och svarar på erbjudandet till den specifika inriktningen/satellitorten. Behovet av kommunikation vid sidan av yh-antagning.se blir därför litet eller obefintligt.
Nackdelar:
  • Skolan anger hur många platser per inriktning/satellitort man ska ta in vid registrering av antagningsbeslut. Det blir därmed något svårare att helt fritt flytta platser mellan inriktningar/satellitorter efter det.
  • Eftersom sökande eventuellt lämnar in flera ansökningar behöver skolan behandla varje ansökan var för sig och därmed tar det extra tid. Använder skolan delad bedömning blir detta inget problem.
  • För att skolan ska följa urvalsordningen till 100% för utbildningen krävs att alla sökande lämnat in en ansökan till alla inriktningar/satellitorter. De första kommer då erbjudas plats till alla inriktningar/satellitorter vilket innebär att en sökande upptar flera platser om de inte bestämmer sig.
  • Skolan behöver hålla reda på att summan av antalet platser på den beviljade utbildningen stämmer eftersom man nu delat upp den i flera utbildningar i yh-antagning.se.
  • 20%-regeln kommer hanteras för varje inriktning/satellitort. Därmed blir det lite svårare att maximera utnyttjandet av 20%-regeln för hela utbildningen.
  • En sökande kan uppta flera platser på utbildningen eftersom hen inte hindras att komma in på flera inriktningar/satellitorter av yh-antagning.se. Detta behöver skolan hantera.
  • Rapporterna i yh-antagning.se kommer innehålla samma sökande flera gånger i och med att skolan tar ut de flesta rapporterna per inriktning/satellitort. Detta behöver skolan hantera innan rapportering vidare.

Nyheter i yh-antagning.se

Inga kommentarer:
Vi har nu uppdaterat yh-antagning.se med några efterfrågade förbättringar.

Söka efter ansökningar och sökande
Vi har förbättrat sökfunktionaliteten med möjlighet att söka i flera av fälten Förnamn, Efternamn, Personnr, E-postadress och Ansökningsnr samtidigt. Vi har också gjort sökningar på personnummer lite mer förlåtande så att du även får träff då formatet inte är korrekt.

Visa både inlämnade och sena anmälningar samtidigt
Ibland vill du se ansökningar som har olika status samtidigt. Nu är det möjligt att se ansökningar med status Inlämnade i tid, Ej inlämnade, Sena anmälningar och Ansökan tillbakadragen samtidigt genom att klicka i filterknapparna för respektive status. Ofta är detta önskvärt om du tex vill se eller exportera ut alla ansökningar.



Det händer hösten 2018

Inga kommentarer:
Nu har höstterminen kört igång på allvar efter en varm sommar och igår var årets sista datum för att ansöka om att få bedriva Yh-utbildning. Ofta är det svårt att hinna blicka framåt under den här tiden på året. Vi vill med detta blogginlägg ändå informera lite om vad som händer under hösten i yh-antagning.se.

Hantera fyllnadsplats på enstaka Yh-kurser

Många utbildningar startar med tomma platser. Myndigheten för Yrkeshögskolan har gjort det möjligt att anta sökande till tomma platser (så kallade fyllnadsplatser) på enstaka Yh-kurser. I yh-antagning.se kan ni numera hantera ansökningar till fyllnadsplats på enstaka Yh-kurser på samma sätt som ni hanterar ansökningar till Yh-utbildningar. Ett smidigt sätt att ha alla era sökande på ett och samma ställe. Hör av gärna av dig om du vill lägga upp en enstaka Yh-kurs för antagning!

Vi lägger upp beviljade utbildningar

Vi håller på att förbereda antagningsomgången med utbildningar som startar under hösten 2019. Om ni redan har beviljade utbildningsstarter kommer dessa att läggas upp i yh-antagning.se i början av oktober månad och därefter kommer vi skicka ut ett mail. Utbildningar som ni nyligen lämnat in ansökan om lägger vi upp så snart de blir beviljade. Har du en utbildning som startar våren 2019 som inte redan är upplagd får du gärna höra av dig!

Inledande tillsyn

Genomför Myndigheten för Yrkeshögskolan en inledande tillsyn, för att bland annat se över hur antagningen till utbildningen genomförts, finns det i yh-antagning.se en rapport med underlag som efterfrågas. Rapporten uppdaterades förra hösten och innehåller nu även en flik med information om ansökningshandlingar och en flik med de loggar som sparats gällande hantering av ansökningshandlingar. Till exempel när dokumenten laddades upp och när en komplettering begärdes. Tänk på att det kan vara lämpligt att rensa underlaget från identifierande personuppgifter innan du skickar informationen.














Rapportering till SCB

Senare under hösten kommer ni behöva rapportera underlag avseende sökande till SCB. Här hittar ni Excel-filen med underlaget för respektive utbildning som ni sedan klistrar in i SCB's mall.














Kontakta oss gärna om du har frågor!
yh-antagning.se

support@yh-antagning.se | 08 - 50 12 60 90

Webbinarium 2 - Genomföra antagning

Inga kommentarer:
Här går vi igenom hur ni genomför antagning i yh-antagning.se. Detta genomfördes som ett live-sänt webbinarium våren 2017. 

Innehåll:
  • Inför antagningsbeslut
  • Registrera antagningsbeslut
  • Utskick av antagningsbesked / sista svarsdag
  • Reservantagning
  • Ändringar
  • Upprop vid utbildningsstart
  • Efterarbete

Viktig information om GDPR

Inga kommentarer:
Den nya dataskyddsförordningen eller General Data Protection Regulation (GDPR) som träder i kraft den 25:e maj 2018 innebär en striktare syn på hantering av personuppgifter. Här följer viktig information om hur detta påverkar er som utbildningsanordnare som använder yh-antagning.se.

Information till sökande

Den nya förordningen innebär bland annat att det krävs tydligare informationsgivning till den vars personuppgifter ni behandlar. Eftersom ni är personuppgiftsansvarig för uppgifter i sökandes ansökan behöver ni beskriva hur ni hanterar personuppgifterna. Vi har idag en generell beskrivning som visas för alla sökande men efter den 25:e maj 2018 behöver den formuleras av er. Viktigt att känna till är att ViaEcole är personuppgiftsansvarig för sökandes och administratörers konton i yh-antagning.se för att vi ska kunna stötta med support avseende inloggning. Därför kommer det fortsättningsvis finnas en generell beskrivning om hur personuppgifterna i kontot hanteras. Här kan ni läsa mer om hur ni lägger in er personuppgiftspolicy och en lista på vad den bör innehålla.

Be inte om sökandes samtycke

Behandlingen av sökandes personuppgifter som en del av antagningsarbetet anses som myndighetsutövning. Därmed finns det inget krav på att inhämta samtycke från sökande för att hantera deras personuppgifter. Dessutom har ni myndighetskrav på er att spara fullständig dokumentation av tillträdesprocessen. Processen ska dokumenteras så väl att den ska kunna göras om med likvärdigt resultat. Om utbildningsanordnaren, trots att krav inte finns, ber om sökandes samtycke i samband med att sökande lämnar ifrån sig personuppgifter måste sökande lika lätt kunna dra tillbaka samtycket senare. Att dra tillbaka samtycket innebära att ni behöver radera personuppgifterna med följden att ni inte uppfyller kravet om att spara fullständig dokumentation av tillträdesprocessen. yh-antagning.se har därför inte någon funktion för att hantera samtycke.

Rätta och radera personuppgifter

Då ni som utbildningsanordnare är personuppgiftsansvarig för uppgifterna i ansökningarna som sökande lämnat ifrån sig och även de uppgifter ni tillför i form av bedömningar etc är det ert ansvar att rätta och radera personuppgifter när det behövs. Personuppgifter rättar/raderar era administratörer men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för rättning/radering behöver ni kontakta ViaEcole. Observera att om en enskild sökande vill få sin ansökan raderad behöver det inte vara skäl för att radera den med tanke på er skyldighet att spara fullständig dokumentation av tillträdesprocessen. Tänk också på att rätta personuppgifter på begäran av sökande inte innebär att ni kan rätta uppgifterna på ett sådant sätt att ansökan efter rättningen avser en annan person.

Lämna ut personuppgifter

Sökande har rätt att få tillgång till alla de personuppgifter ni hanterar om personen när sökande ber er om detta. Informationen finns åtkomlig i yh-antagning.se men det är viktigt att ni lämnar ut informationen till rätt person. I yh-antagning.se finns idag ingen möjlighet att identifiera att det är rätt person som kontaktar er. Ni behöver därför identifiera personen vid sidan av yh-antagning.se innan ni lämnar ut information. T.ex. genom att personen behöver besöka er fysiskt och visa upp giltig legitimation.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Slutligen behöver ni teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med oss om ni inte redan har gjort det. Kontakta oss så skickar vi vårt personuppgiftsbiträdesavtal för påskrift. Följande behöver vi av er:

  • Ert organisationsnummer
  • Person som ska skriva på avtalet (För- och efternamn)
  • Kontaktperson för er som personuppgiftsansvarige (För- och efternamn, kontaktuppgifter)
  • En e-postadress hos er dit vi kan rapportera vid inträffad eller befarad personuppgiftsincident

Läs gärna mer om hur vi hanterar personuppgifter i vår Integritets- och säkerhetspolicy som ni hittar på www.viaecole.se.

Kom ihåg att göra följande innan 25:e maj 2018:
·        Lägga in skolans personuppgiftspolicy i yh-antagning.se
·        Teckna personuppgiftsbiträdesavtal med oss

Kontakta oss gärna om ni har följdfrågor!

support@yh-antagning.se
08 - 50 12 60 90

Utbildningsanordnarens personuppgiftspolicy

Inga kommentarer:
Följande beskriver vilken information den personuppgiftsansvarige (utbildningsanordnaren) skall lämna till den registrerade (sökande) vid insamling enligt Dataskyddsförordningen artikel 13–14.
  • Personuppgiftsansvarigs identitet
  • Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifterna
  • Vem personuppgifterna kommer att vidarebefordras till
  • Hur länge personuppgifterna kommer att lagras
  • Den registrerades rätt att
    • begära tillgång till uppgifterna (se artikel 15) - (Rätt till dataportabilitet, d.v.s. rätt att få ut uppgifter om sig själv i strukturerat maskinläsbart format (artikel 20), avser endast uppgifter som den registrerade själv tillhandahållit den personuppgiftsansvarige.
    • begära rättelse av uppgifterna (se artikel 16)
    • begära radering av uppgifterna (se artikel 17)
    • invända mot behandlingen (se artikel 21)
    • återkalla eventuellt samtycke
    • lämna klagomål hos tillsynsmyndighet
  • Personuppgiftsansvarigs avsikt att ytterligare behandla personuppgifterna för annat syfte än det för vilket de insamlades. Detta kräver sökandes samtycke och ska därför inte hanteras i yh-antagning.se.

Hur många har delat på Facebook från yh-antagning.se?

Inga kommentarer:
Detta är en fråga vi får ibland. Här går vi igenom hur du kan göra det möjligt att se detta.