Genomföra antagning

Inga kommentarer:
Här går vi igenom hur ni genomför antagning i yh-antagning.se. Detta genomfördes som ett live-sänt webbinarium våren 2017. 

Innehåll:
  • Inför antagningsbeslut
  • Registrera antagningsbeslut
  • Utskick av antagningsbesked / sista svarsdag
  • Reservantagning
  • Ändringar
  • Upprop vid utbildningsstart
  • Efterarbete

Viktig information om GDPR

Inga kommentarer:
Den nya dataskyddsförordningen eller General Data Protection Regulation (GDPR) som träder i kraft den 25:e maj 2018 innebär en striktare syn på hantering av personuppgifter. Här följer viktig information om hur detta påverkar er som utbildningsanordnare som använder yh-antagning.se.

Information till sökande

Den nya förordningen innebär bland annat att det krävs tydligare informationsgivning till den vars personuppgifter ni behandlar. Eftersom ni är personuppgiftsansvarig för uppgifter i sökandes ansökan behöver ni beskriva hur ni hanterar personuppgifterna. Vi har idag en generell beskrivning som visas för alla sökande men efter den 25:e maj 2018 behöver den formuleras av er. Viktigt att känna till är att ViaEcole är personuppgiftsansvarig för sökandes och administratörers konton i yh-antagning.se för att vi ska kunna stötta med support avseende inloggning. Därför kommer det fortsättningsvis finnas en generell beskrivning om hur personuppgifterna i kontot hanteras. Här kan ni läsa mer om hur ni lägger in er personuppgiftspolicy och en lista på vad den bör innehålla.

Be inte om sökandes samtycke

Behandlingen av sökandes personuppgifter som en del av antagningsarbetet anses som myndighetsutövning. Därmed finns det inget krav på att inhämta samtycke från sökande för att hantera deras personuppgifter. Dessutom har ni myndighetskrav på er att spara fullständig dokumentation av tillträdesprocessen. Processen ska dokumenteras så väl att den ska kunna göras om med likvärdigt resultat. Om utbildningsanordnaren, trots att krav inte finns, ber om sökandes samtycke i samband med att sökande lämnar ifrån sig personuppgifter måste sökande lika lätt kunna dra tillbaka samtycket senare. Att dra tillbaka samtycket innebära att ni behöver radera personuppgifterna med följden att ni inte uppfyller kravet om att spara fullständig dokumentation av tillträdesprocessen. yh-antagning.se har därför inte någon funktion för att hantera samtycke.

Rätta och radera personuppgifter

Då ni som utbildningsanordnare är personuppgiftsansvarig för uppgifterna i ansökningarna som sökande lämnat ifrån sig och även de uppgifter ni tillför i form av bedömningar etc är det ert ansvar att rätta och radera personuppgifter när det behövs. Personuppgifter rättar/raderar era administratörer men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för rättning/radering behöver ni kontakta ViaEcole. Observera att om en enskild sökande vill få sin ansökan raderad behöver det inte vara skäl för att radera den med tanke på er skyldighet att spara fullständig dokumentation av tillträdesprocessen. Tänk också på att rätta personuppgifter på begäran av sökande inte innebär att ni kan rätta uppgifterna på ett sådant sätt att ansökan efter rättningen avser en annan person.

Lämna ut personuppgifter

Sökande har rätt att få tillgång till alla de personuppgifter ni hanterar om personen när sökande ber er om detta. Informationen finns åtkomlig i yh-antagning.se men det är viktigt att ni lämnar ut informationen till rätt person. I yh-antagning.se finns idag ingen möjlighet att identifiera att det är rätt person som kontaktar er. Ni behöver därför identifiera personen vid sidan av yh-antagning.se innan ni lämnar ut information. T.ex. genom att personen behöver besöka er fysiskt och visa upp giltig legitimation.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Slutligen behöver ni teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med oss om ni inte redan har gjort det. Kontakta oss så skickar vi vårt personuppgiftsbiträdesavtal för påskrift. Följande behöver vi av er:

  • Ert organisationsnummer
  • Person som ska skriva på avtalet (För- och efternamn)
  • Kontaktperson för er som personuppgiftsansvarige (För- och efternamn, kontaktuppgifter)
  • En e-postadress hos er dit vi kan rapportera vid inträffad eller befarad personuppgiftsincident

Läs gärna mer om hur vi hanterar personuppgifter i vår Integritets- och säkerhetspolicy som ni hittar på www.viaecole.se.

Kom ihåg att göra följande innan 25:e maj 2018:
·        Lägga in skolans personuppgiftspolicy i yh-antagning.se
·        Teckna personuppgiftsbiträdesavtal med oss

Kontakta oss gärna om ni har följdfrågor!

support@yh-antagning.se
08 - 50 12 60 90

Utbildningsanordnarens personuppgiftspolicy

Inga kommentarer:
Följande beskriver vilken information den personuppgiftsansvarige (utbildningsanordnaren) skall lämna till den registrerade (sökande) vid insamling enligt Dataskyddsförordningen artikel 13–14.
  • Personuppgiftsansvarigs identitet
  • Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifterna
  • Vem personuppgifterna kommer att vidarebefordras till
  • Hur länge personuppgifterna kommer att lagras
  • Den registrerades rätt att
    • begära tillgång till uppgifterna (se artikel 15) - (Rätt till dataportabilitet, d.v.s. rätt att få ut uppgifter om sig själv i strukturerat maskinläsbart format (artikel 20), avser endast uppgifter som den registrerade själv tillhandahållit den personuppgiftsansvarige.
    • begära rättelse av uppgifterna (se artikel 16)
    • begära radering av uppgifterna (se artikel 17)
    • invända mot behandlingen (se artikel 21)
    • återkalla eventuellt samtycke
    • lämna klagomål hos tillsynsmyndighet
  • Personuppgiftsansvarigs avsikt att ytterligare behandla personuppgifterna för annat syfte än det för vilket de insamlades. Detta kräver sökandes samtycke och ska därför inte hanteras i yh-antagning.se.

Hur många har delat på Facebook från yh-antagning.se?

Inga kommentarer:
Detta är en fråga vi får ibland. Här går vi igenom hur du kan göra det möjligt att se detta.

Webbinarium 1 - 2018

Inga kommentarer:
För dig som använt yh-antagning.se tidigare. Fokus på det ni gör innan ni antagningen men framför allt svårare saker och vanligt förekommande supportfrågor. Avslutningsvis några nyheter.


Yh-utbildningar
 

Konst- & kulturutbildningar

Checklista förberedelser

Inga kommentarer:
Efter att vi lagt upp er/era utbildningar behöver ni förbereda utbildningarna i yh-antagning.se innan ni bestämmer er för att öppna upp för att ta emot ansökningar. Gå igenom vår checklista nedan. Hela vår nya förkortade webbutbildning på ca 11 minuter hittar du här (https://youtu.be/gDxpJ1j5evM). Genom att klicka på länken efter varje avsnitt i checklistan kommer ni direkt in i webbutbildningen där avsnittet gås igenom.

Checklista:
  1. Kontrollera att rätt utbildningar är skapade  Se från början
  2. Skapa upp Särskilda förkunskaper för varje utbildning Se från 0:39 
  3. Skapa Urvalsprocessen för varje utbildning. Eventuellt ange ett Utslagsvärde under urval. Dvs om två eller flera sökande hamnar på samma urvalsvärde, hur skiljer ni då på dessa? Se från 1:57
  4. Gå igenom fliken Handlingar (Ansökningshandlingar) för varje utbildning och se till att det ni efterfrågar från sökande finns där och med rätt inställningar. Som standard finns handlingarna Betyg, Arbetslivsintyg och Övrigt. Se från 4:07 
  5. Gå slutligen igenom Inställningar för varje utbildning Se från 6:14 
  6. Glöm sedan inte att lägga ut ansökningslänken på er hemsida och eventuellt andra ställen när ni är redo!
I den nya förkortade webbutbildningen går vi inte igenom förberedelser av andra Meddelanden (tex automatiska meddelanden till alla obehöriga) och Aktiviteter (tex inbjudan till särskilt prov). Det kommer vi göra vid vårt webbinarium för Yh den 15:e februari 2018 kl 14.00-15.00.

Rapportering till SCB - 2017

Inga kommentarer:
Nu är det snart dags att rapportera information om sökande till utbildningar med start under 2017 till SCB. Ni kommer kommer få information om detta från SCB.

Statistikunderlaget kan ni exportera per utbildning från yh-antagning.se och sedan kopiera in i SCB:s Excelblankett.

Observera att kolumnerna i Excelblanketten har en annan ordning i årets undersökning. Därför kan inte förra årets Excelblankett användas. Årets blankett börjar med Utbildningsnummer, Omgångsnummer och därefter Personnummer.

Nedan finns en instruktionsfilm som beskriver hur ni tar fram informationen som ska rapporteras. Filmen är från 2015 och innehåller den tidigare kolumnordningen men flödet för att ta fram informationen är samma som idag.